10 Tipps zum Verkleinern der Gästeliste

Seit vergangenem Jahr ist plötzlich alles anders: COVID-19 hat die Welt fest im Griff und auch die Hochzeiten auf einen Schlag verändert:  sich auf "flexible Konzepte" bei der Personenzahl einlassen zu müssen, ist nur eine von vielen Herausforderungen, vor denen Brautpaare im Jahr 2021 stehen. 

Falls Ihr zu den Brautpaaren gehört, die mit Terminverschiebungen zu kämpfen haben oder Ihr gerade versucht, Eure Gästeliste zu verkleinern, damit sie den behördlichen Richtlinien entspricht, lassen wir Euch nicht im Stich! Wir haben für Euch zehn Tipps zusammengetragen, mit denen Ihr auf jeden Fall das Beste aus der Situation herausholt - egal, ob mit 100, 50 oder weniger als 25 Gästen! 

Nicht erst seit 2020 ist das Reizthema "Gästeliste" ein Stressfaktor unter vielen Brautpaaren. Wie groß soll unsere Hochzeit werden? Müssen Handballverein, Nachbarschaft und Arbeitskollegen wirklich alle kommen? Darf man die doofe Tante Bärbel einfach weglassen? Ist es unhöflich, die Singles ohne "Begleitung" einzuladen oder gar eine kinderlose Hochzeit zu feiern? Sind es am Ende (des Geldbeutels) auch genügend Gäste, damit ordentlich Stimmung aufkommt? 

Wenn Ihr Euch erstmal auf diese wichtigsten Fragen verständigt habt, ist es natürlich doppelt ärgerlich, die Liste wieder bearbeiten zu müssen. WER am Ende drauf bleibt, entscheidet Ihr. Wir geben Euch Hilfestellung als virtuelle Türsteher! 

Auch, wenn es sich vielleicht wie eine dumme Frage anhört... Welche Gäste sind für Euch wirklich wichtig? 

Das herauszufinden, ist manchmal gar nicht so einfach und oft auch schmerzhaft. Manchmal kommen dabei auch unangenehme Wahrheiten ans Licht - die alte Schulfreundin, die Ihr nur alle Jubeljahre seht, steht Euch vielleicht doch näher als die Cousine, die direkt nebenan wohnt? 

Geht Eure Gästeliste systematisch durch und stellt Euch bei jeder Person die folgenden Fragen: 

• Könnt Ihr Euch vorstellen, ohne die Anwesenheit dieser Person zu heiraten?
• Wie oft seht Ihr diese Person? 
• Ist diese Person in Eurem Leben für Euch da gewesen? 
• Wann habt Ihr das letzte Mal mit dieser Person telefoniert oder Euch getroffen? 
• Fühlt Ihr Euch wohl dabei, Eure intimsten Gefühle und Eheversprechen in Anwesenheit dieser Person zu teilen? 
• Gibt es Druck aus der Familie oder der "Gesellschaft", diese Person einzuladen? Hat ein anderer Gast darauf gedrängt, dass diese Person eingeladen wird? 

Zugegeben, das "C"-Wort kommt in dieser Liste häufiger vor, als uns lieb ist. Aber trotzdem möchten wir es unbedingt nochmal betonen: Die Sicherheit Eurer Gäste sollte für Euch oberste Priorität haben! 

Der Gedanke daran, Eure Hochzeit nicht mit den Älteren Eurer Familie zu feiern, tut weh. Doch auch, wenn es eine harte Entscheidung ist, werdet Ihr sie vielleicht treffen müssen, sofern Eure Lieben noch nicht geimpft sind. Gerade ältere Menschen sind durch das Coronavirus besonders gefährdet. Falls Ihr sie trotzdem dabei haben möchtet, überlegt genau, wie Ihr zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen treffen könnt, um sie zu schützen. Gegebenenfalls könnt Ihr Euer Hygienekonzept dahingehend erweitern, dass Ihr überwiegend Außenbereiche nutzt, FFP2 Masken an die Gäste verteilt oder Handdesinfektionsmittel an jedem Tisch bereitstellt. Eure älteren Gäste werden Eure Mühen sicherlich sehr zu schätzen wissen! 

Natürlich ist eine Hochzeit ein besonderer Anlass, zu dem man auch gerne ein paar Kilometer anreist, wenn man sich auf das Brautpaar freut. Vor allem dann, wenn die Wege so weit sind, dass man sich nicht regelmäßig treffen kann. 

Aber in Zeiten von Corona sind internationale Gäste anderen Risiken ausgesetzt, als diejenigen aus der Nachbarschaft. Natürlich gibt es keinen Grund, die beste Freundin aus einem anderen Land sofort auszuladen! Doch denkt auch an die Risiken, die sie mit einer Reise eingeht: Viele Länder haben derzeit strenge Reisebeschränkungen und die Wahrscheinlichkeit bleibt groß, dass Eure internationalen Hochzeitsgäste bei Ihrer Ankunft und bei der Rückkehr zu Hause in Quarantäne gehen müssen.

Niemand kann in die Zukunft schauen, aber es wird höchstwahrscheinlich noch eine Weile dauern, bis das Reisen wieder so funktioniert, wie früher. Wenn Ihr Eure Gäste aus anderen Ländern wissen lasst, dass Ihr Eurerseits nicht erwartet, dass sie den ganzen Stress mit Tests, Quarantäne und Co. für einen Trip zu Eurer Hochzeit auf sich nehmen, wird das für sie wahrscheinlich eine Erleichterung sein und den Druck aus der Situation herausnehmen. 

Falls Eure Gästeliste ausschließlich aus den Liebsten und Engsten Eures Kreises besteht und Ihr auf niemanden verzichten möchtet, dann empfiehlt es sich, die Feier zu teilen. 

Ein funktionierendes Hygienekonzept vorausgesetzt, spricht nichts dagegen, Euer Großereignis "Hochzeit" nicht auf eine einzige Party zu beschränken, sondern verschiedene Etappen zu unterteilen. Dies könnte zum Beispiel sein...

• ein geselliger Polterabend mit Freunden und Kollegen, die Hochzeitsfeier dafür nur im Familienkreis
• als Tagesprogramm eine Freien Trauung mit Kaffeetrinken und Abendessen innerhalb der Familie, abends dann ein Locationwechsel zur Gartenparty mit Freunden
• Standesamtliche Hochzeitsfeier mit Gruppe 1, Freie Trauung an einem anderen Datum mit Gruppe 2 
• oder, oder, oder... 

Nach der Party ist vor der Party! 

Falls Ihr am Datum Eurer Vermählung nicht mit allen Gästen feiern könnt oder Euch vielleicht aus anderen Gründen für eine Eheschließung im kleinsten Kreis entschieden habt, spricht nichts dagegen, die große Sause zu einem späteren Zeitpunkt nachzuholen.  

Vielleicht zu Eurem Jahres- oder Kennenlerntag? Oder zu Eurem ersten Hochzeitstag? Wir Liebesbeamtinnen freuen uns schon darauf, Euren Hochzeitstag mit einer wunderschönen Zeremonie zu krönen - ganz egal, wie lange Euer Termin auf dem Standesamt schon her ist. 

Auch wenn die ganz großen Hochzeiten mit über 150 Gästen (vorerst) nicht mehr stattfinden können, so hat doch ein sehr praktisches Relikt aus dieser Zeit seine Nützlichkeit auch für die Corona-Ära erwiesen: Die doppelte Liste. 

Findige Bräute kennen sie schon aus diversen Hochzeits-Fernsehformaten ;) 

Wenn z.B. in einer Location keine Einzelabrechnung, sondern nur Pauschalen für 60/80/100/120 Personen vereinbart werden können, ist es sehr schade, am Ende für leere Stühle bezahlen zu müssen, wenn mehr Gäste als erwartet der Hochzeit fernbleiben. 

Für dieses Problem empfiehlt es sich, eine Liste mit "Nachrückern" anzulegen, die vielleicht aus Kostengründen bei der ersten Einladungswelle nicht berücksichtigt werden können, die man aber gerne bei der Feier dabei hätte, wenn durch Absagen wieder Kapazitäten frei werden. 

In unserem speziellen Fall verwenden wir die Liste nicht, um nachzunominieren, sondern um den B-Teil schon mal vorab liebe- und rücksichtsvoll vorzuwarnen, dass bei einer erneuten Gästezahlbeschränkung sie eventuell nicht mehr teilnehmen können. 

Mit einer doppelten, nach Prioritäten geordneten Liste zu arbeiten, macht Euch schon im Vorfeld bewusst, auf welche Gäste ihr absolut nicht verzichten könnt und welche Ihr einfach so gerne dabei hättet. Die Auswahl der Absagen fällt leichter, wenn Ihr Euch schon vorab auf eine Minimum- und Maximum-Gästeliste verständigt. 

Was früher eher belächelt wurde, ist inzwischen Alltag geworden: Die Videokonferenz. Mit Skype, Zoom, Google Hangouts, Jitsi & Co stehen uns mittlerweile eine große Auswahl von Anbietern zur Verfügung, die Videochats in Echtzeit für große Gruppen ermöglichen. 

Auch virtuelle Hochzeiten werden "Dank" Corona immer beliebter. Diese Option kann für Euch besonders wichtig werden, wenn Ihr gezwungen seid, Eure Gästeliste wegen der Gefahren und Beschränkungen der Pandemie zu verkleinern. 

Indem Ihr Eure Veranstaltung streamt, können auch Gäste, die nicht live dabei sein können/sollen/dürfen, an Eurer Zeremonie und Feier teilhaben und sich mit Euch freuen. Alle virtuellen Gäste, die Euch besonders nahe stehen, könnt Ihr auch auf die Distanz hinweg miteinbeziehen, indem Ihr ihnen z.B. erlaubt, sich einen Song für Euch zu wünschen oder einen kleinen Beitrag in Eurer Freien Trauung beizusteuern. Gerne besprechen wir mit Euch alle Möglichkeiten, das auf Eurer Freien Trauung mit der Liebesbeamtin umzusetzen!

Falls Ihr auf eine Micro-Hochzeit umsteigen möchtet (oder müsst...) und bereits Einladungen verschickt habt, gibt es einige Möglichkeiten, wie Ihr Eure Gäste höflich darüber informieren könnt, dass sich Eure Pläne geändert haben. 

Vergesst nicht, dass jeder - ernsthaft! weltweit! - die Situation kennt und Verständnis haben sollte, wenn Ihr ehrlich und geradeheraus kommuniziert. 

Sobald Ihr wisst, dass Ihr Eure Gästeliste kürzen müsst, solltet Ihr Eure Entscheidung an Eure Gäste weitergeben. Schließlich werden sie mittlerweile auch ihre Vorbereitungen für Eure Hochzeit treffen und sollten baldmöglichst informiert werden, bevor sie sich in Unkosten stürzen oder die Enttäuschung zu groß wird. 

Wir empfehlen Euch, eine Vorlage für die Gästeliste zu verwenden, um die Anzahl der Gäste, ihre Anschriften, Mailadressen und den Stand der Zusage/ Absage zu erfassen. So habt Ihr auf einen Blick die aktuellen Personenzahlen und müsst nicht mehr lange hin und her rechnen. 

Mit einer solchen Vorlage könnt Ihr auch andere Abfragen nachverfolgen, wie z.B. Essensvariationen oder ob Ihr diesem Gast bereits eine Dankeskarte geschickt habt. 

Besser, als eine Massen-Email zu verschicken, ist ein persönlicher Kontakt, zum Beispiel mit einem (Corona-conformen) Besuch, einem Videochat oder dem guten alten Telefonanruf. 

Falls es Euch nicht möglich ist, mit allen persönlich zu sprechen, dann informiert Eure Lieben über Eure Absage mit einem handgeschriebenen Brief oder einer hübschen Karte. Das drückt Eure Wertschätzung für Eure Gäste aus, auch wenn sie aus bestimmten Gründen nicht mitfeiern können, und sie fühlen sich nicht abgefertigt. 

Erklärt ihnen, dass Ihr es sehr bedauerlich findet, dass sie aufgrund der Umstände nicht dabei sein können, aber Ihr Euch darauf freut, zu einem anderen Zeitpunkt auch mit ihnen zu feiern! 

Wenn Ihr Eure Veranstaltung nicht absagen, sondern verschieben wollt, solltet Ihr so schnell wie möglich Karten mit dem neuen Datum verschicken. Das gibt Euren Gästen Zeit, sich auf eventuelle Reiseänderungen vorzubereiten und ermöglicht ihnen, eher früher als später, Eure Feier in ihre Planungen einzubeziehen. 

Eine mündliche Weiterleitung Eures neuen Hochzeitsdatums kann müßig werden und zu Missverständnissen führen, wenn sich Eure Gäste den Termin nicht gleich eintragen. Daher würden wir immer empfehlen, wichtige Änderungen schriftlich mitzuteilen. 

Achtung: Neue Einladungen sind besonders wichtig, wenn sich bei Euch nicht nur das Datum,

sondern auch der Veranstaltungsort ändert! 

Oft bringt die Verkleinerung oder Verschiebung einer Hochzeitsfeier auch einen Locationswechsel mit sich. Damit niemand am neuen Datum vor der alten Tür steht, solltet Ihr ausdrücklich und gut sichtbar darauf hinweisen, dass Eure Hochzeit umgezogen ist. 

Natürlich ist es im ersten Moment eine Enttäuschung, die Gästeliste verkleinern zu müssen. Aber auch wenn Ihr vielleicht dem Umfang nachtrauert, den Eure Hochzeit hätte haben sollten, hat eine kleinere Gästeliste auch viele Vorteile. 

Micro-Hochzeiten oder "Tiny Weddings" können, auch wenn sie klein sind, immer noch extravagant und unvergesslich werden!  Nun habt Ihr viel mehr Zeit, um Euch jedem einzelnen Gast zu widmen und auch wirklich Qualitätszeit mit Euren Lieben verbringen zu können, was bei einer Hochzeit mit 100 Personen kaum noch möglich ist. 

Nutzt das Geld, das Ihr pro Kopf bei Eurer Gästeliste einspart, um einen Teil Eurer Hochzeitsfeier zu verbessern. Vielleicht gibt es die ein oder andere Kleinigkeit, die Ihr Euch sehr gewünscht hattet und die jetzt plötzlich wieder im Budget ist? 

Wir wünschen Euch viel Spaß bei Eurer Planung! 

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